Việc tổ chức một sự kiện khai trương, ra mắt cửa hàng, sản phẩm vừa tuân theo yếu tố tâm linh của người Việt vừa là một cách truyền thông về doanh nghiệp một cách hiệu quả, thu hút được sự chú ý của các khách hàng tiềm năng. Với xu thế phát triển của xã hội, các lễ khai trương từ đó cũng phong phú và cầu kỳ hơn để đáp ứng được thị hiếu của các nhãn hàng. Cho tới hiện nay, Tuấn Ngọc ProSound đã nhận tổ chức khai trương ở rất nhiều dự án, lĩnh vực khác nhau như cửa hàng shop quần áo cho tới showroom, công ty hay tòa nhà.
Lên kế hoạch tổng thể tổ chức một buổi lễ khai trương !
Lên kế hoạch là bước vô cùng quan trọng và cần thiết trước khi tổ chức lễ khai trương, việc liệt kê các việc cần làm sẽ tránh thiếu xót trong ngày diễn ra sự kiện cũng như dễ xác định chi phí hơn:
- Lên danh sách số lượng khách mời cho lễ khai trương.
- Khảo sát địa điểm tổ chức lễ khai trương.
- Thiết kế in, vẽ sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức lễ khai trương và thiết kế thư mời, logo, banner,…
- In và phát thiệp mời khai trương.
- Chuẩn bị trang thiết bi âm thanh, sân khấu bàn ghế tổ chức
- Xin phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở sở văn hóa và du lịch.
- Tiến hành thi công và trang trí buổi lễ khai trương thật thu hút và sang trọng.
- Bên ngoài khu vực tổ chức lễ khai trương: treo banner, bandroll, cờ lưu xung quanh,…
- Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào, cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực tổ chức.
- Khu vực lễ: lắp đặt sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
- Khu vực khai trương, khánh thành: treo băng khánh thành, cột barie,…
- Khu vực tiệc: quầy teabreak, bàn ghế,…
Một buổi lễ khai trương thành công chắc chắn phải cần có sự hỗ trợ của đội ngũ nhân sự cùng các trang thiết bị, máy móc chuyên dụng.
Những thiết kế cần có trong tổ chức lễ khai trương
Hình ảnh thiết kế là một công cụ để truyền thông cũng như trang trí không gian sự kiện khai trương. Thông qua các thiết kế này để truyền tải nội dung, thông điệp mà đơn vị muốn gởi tới quý khách hàng. Bao gồm:
- Thiết kế banner, standee, backdrop check in, in ấn
- Backdrop sân khấu tùy theo không gian lắp đặt hoặc màn hình led
- Tờ rơi băng rôn nếu có.
Những thiết bị không thể thiếu trong buổi lễ khai trường nào cũng cần có
Tùy vào quy mô tổ chức mà số lượng các thiết bị sự kiện có thể thay đổi. Tuy nhiên về cơ bản thì một buổi lễ khai trương cần các thiết bị sau:
- Âm thanh ánh sáng theo quy mô kịch bản chương trình
- Sân khấu, backdrop banner, standee, băng dôn
- Bàn ghế, khách vip, đại biểu các loại theo yêu cầu, mầu nơ áo ghế
- Bục phát biểu hoa cài lẵng hoa chúc mừng
- Khung nhà giàn, ô dù che mưa che nắng theo thời tiết ngày hôm đó
- Trang trí sân khấu hoa khô, bóng bay, cổng hơi
- Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa , cây sưởi theo mùa
- Rối hơi cổng hơi hay cổng trào formex
- Thảm đỏ trải nền và sân khấu, hoặc thảm cỏ theo yêu cầu
- Thiết bị trình chiếu như màn hinh led, ti vi,máy chiếu
- Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho VIP lên sân khấu phát biểu.
- Pháo điện tạo điểm nhấn nổi bật khi cắt băng khai trương
Nhân sự cần có trong buổi lễ khai trương
Đội ngũ nhân sự đóng vai trò cực kì quan trọng trong ngày lễ khai trương. Tuỳ vào quy mô buổi lễ mà số lượng nhân sự sự kiện khác nhau. Nhưng cơ bản thì bao gồm những nhóm nhân sự như:
- MC nam /nữ để dẫn dắt chương trình
- Ca sỹ, nhóm hảy, PGS, Người mẫu
- Thợ chụp ảnh quay phim
- Múa lân sư rồng, cầu tài cầu lộc chắc chắn không thể thiếu trong buổi lễ khai trương
- Múa trống hội rộn ràng sôi động lôi cuốn
Tiệc nhẹ hay còn gọi là tiệc trà teabreak , hoặc tiệc mặn, buffe đơn giản mà sang trọng
Một điểm nhấn luôn ghi dấu ấn khi tổ chức khai trương chính là buổi tiệc trà teabreak hoặc buổi buffet mặn để chiêu đãi khách mời và đối tác đến tham dự
- Tiệc trà teabreak nhẹ nhàng sang trọng
- Tiệc mặn những món ăn sẽ được lựa trọn với sự kết nối với nhà hàng uy tín
- Rượu vang khai trương sang trọng và đẳng cấpbâtj tung cảm xúc khởi đầu may măn chúc mừng
